Càng ngắn bao
nhiêu, các thư chào hàng qua email của bạn càng dễ thúc giục người đọc hành động bấy
nhiêu.
MCC mới đọc qua cuốn The Virtual Executive: How to Act Like a
CEO Online and Offline của tác giả D. A. Benton. Đây
không phải cuốn sách viết về marketing. Nhưng những lời tác giả khuyên về
chuyện viết lách hay truyền thông sao cho rõ ràng lại áp dụng được vào lĩnh vực
marketing và soạn thư chào hàng.
Dưới đây, MCC sẽ
ghi lại một vài điều tác giả gợi ý trong sách, có thể giúp bạn cải thiện được
cách viết và diễn đạt của mình qua các email hay thư chào hàng.
Muốn bảo người đọc làm năm việc gì đó, bạn hãy gửi cho họ năm email
khác nhau. Nói cách khác, trong mỗi email,
bạn chỉ nên để một lời kêu gọi người đọc làm một việc cụ thể nào đó. Đừng đưa
cả năm lời kêu gọi vào một email duy nhất.
Thêm nhiều dấu chấm, bớt nhiều dấu phẩy.
Làm thế, câu văn của bạn sẽ ngắn gọn hơn, rõ ràng và dễ đọc hơn.
Đối với lời kêu gọi người đọc làm điều gì đó, bạn đừng viết quá dài
dòng. Benton khuyên bạn nên viết lời kêu gọi sao
cho ngắn, có thể đặt vừa vào mặt sau của một danh thiếp. Ông nói: “Đọc các
email ngắn, người nhận sẽ có hành động hưởng ứng nhanh hơn.”
Phải nhớ rằng dữ kiện thực tế thì mang tính thuyết phục hơn các quan
điểm suy diễn. Nếu viết “Hệ thống chiếu sáng ngoài trời của chúng tôi tiêu thụ điện năng
ít hơn 25% so với các hệ thống khác trên thị trường,” bạn sẽ dễ thuyết phục
người đọc hơn là viết “Hệ thống chiếu sáng của chúng tôi là sản phẩm ưu việt
nhất từ trước đến giờ.” Ở đây, khi viết thư chào hàng, bạn nên dùng các ý kiến
nhận xét thực tế và tích cực của khách hàng để tăng thêm tính thuyết phục.
Viết câu cú sao cho hoàn chỉnh, đúng ngữ pháp; đừng viết theo kiểu ngôn
ngữ trên mạng lớp trẻ hay dùng. Benton viết
rằng: “Tôi cho rằng viết một câu văn đàng hoàng nghiêm túc tức là thể hiện thái
độ mình biết tôn trọng người đọc.”
Đọc đi đọc lại những câu bạn đã viết để xem chúng có đụng phải điều gì
cấm kỵ, làm phiền lòng các đối tượng người đọc hay không.
Viết vài câu thân mật để người đọc thấy bạn thân thiện, nhờ đó họ dễ
cởi mở trao đổi với bạn hơn. Và đây là hai
câu mà Benton đề nghị:
* “Cuối tuần này
tôi rảnh, có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn.”
* “Tôi rất mong
nhận được những đề nghị của bạn.”
MCC
